AIを安心して試すために、最初に決めておきたいルール
入力する情報、使うツール、人が確認する内容。社内でAIを試す前に、業務に合わせて整理したい基本のルールを紹介します。
「AIを使ってみたいけれど、どこまで入力してよいか分からない」。その迷いを減らすには、使う人が日々の仕事で判断できるルールが必要です。
最初から厚いマニュアルを作るより、試す業務を決め、その業務で必要な確認事項を整理してみましょう。以下は、社内の責任者や情報管理担当者と話し合うための観点です。
入力する情報の範囲を決める
「機密情報を入れない」という一文だけでは、具体的な判断が難しいことがあります。対象業務の資料を思い浮かべ、どの情報を扱えるかを確認します。
- 顧客や社員の個人情報が含まれていないか
- 未公開の数値や契約内容が含まれていないか
- 匿名化した例や公開情報に置き換えられるか
- 判断に迷ったとき、誰に確認するか
扱える範囲が決まるまでは、架空のデータや公開情報だけで試す方法もあります。
利用するツールとアカウントをそろえる
会社で利用を認めるツールやアカウントを明確にします。個人で使う環境と業務で使う環境を混同しないよう、申請・利用の手順も共有します。
入力データの取り扱いは、製品名だけで決めつけず、利用するプランの契約条件と設定を確認します。条件や機能が変わることも考え、見直す担当とタイミングを決めておきます。
出力を使う前の確認を決める
AIの回答は、そのまま正しいとは限りません。数字、固有名詞、根拠、対外的な表現など、業務に合った確認項目を用意します。
問い合わせ対応であれば「AIは回答案を作る」「担当者が内容を確認して送信する」と役割を分けると、実際の手順に落とし込みやすくなります。
困ったときに相談できるようにする
判断が難しいケースを、個人の判断だけに委ねないことも大切です。相談先と報告方法を共有し、実際に出てきた疑問をルールの更新につなげます。
使い始めてから分かることもあります。小さく試した経験をもとに、現場が守れるルールへ育てていきましょう。
生成AIの導入活用支援では、対象業務に合わせた利用ルールの整理もご相談いただけます。
